Stappenplan voor het aanmanen van debiteuren

Klant is Koning

Een goede relatie met uw klant is heel belangrijk, we kennen niet voor niks het gezegde; Klant is koning. Maar wat doet u als deze relatie op de tocht komt te staan, doordat betaling van de factuur uitblijft? Het aanmanen van debiteuren is soms een onvermijdelijk gevolg. Zorg er echter wel voor dat u dit volgens de regels doet. Wijkt u af van de wettelijke vereisten voor het aanmanen van debiteuren, dan kan dit resulteren is het uitblijven van de betaling. 

Stappenplan aanmanen van debiteuren

Alvorens we over kunnen gaan op het stappenplan, dienen we eerst het verschil uit te leggen tussen consumenten en bedrijven. Het belangrijkste verschil zit in de verplichting tot het houden aan de Wet Normering buitengerechtelijke incassokosten, welke bij consumenten gevolgd dient te worden. Bij bedrijven is het aanmanen van debiteuren afhankelijk van uw algemene voorwaarden. Heeft u uw aanmaningenprocedure hierin beschreven, dan kunt u deze volgen. Ontbreken echter de algemene voorwaarden, of ontbreekt het artikel omtrent aanmanen in uw algemene voorwaarden, dan geldt dezelfde regeling als bij consumenten. Wanneer u onderstaand stappenplan volgt, kunt u er zeker van zijn dat u binnen de wettelijke regels handelt. 

Het 5-Stappenplan:

1. Is uw debiteur een consument of een bedrijf?
2. U stuurt een factuur met een duidelijk betalingstermijn. 
3. Blijft betaling uit? U stuurt een herinnering met redelijk (tussen de 8-14 dagen) betalingstermijn. Hierin stelt u direct de debiteur in gebreke, indien betaling van deze herinnering uitblijft. Let op; een officiële ingebrekestelling dient schriftelijk, per post aan de debiteur verzonden te worden. Een veilige keuze is om de brief zowel aangetekend per post, als per mail te versturen.
4. Blijft betaling wederom uit? U stuurt een aanmaning waarin u tenminste de volgende zaken vermeld:
   • Betalingstermijn is 14 dagen
   • De hoogte van de incassokosten (zie onderstaand) indien betaling niet binnen 14 dagen volgt. 
   • De mededeling dat bij incasso, u de btw niet kunt verrekenen en de buitengerechtelijke incassokosten met het btw tarief wordt verhoogd. 
5.  Indien betaling na het doorlopen van dit stappenplan alsnog uitblijft, dan is dit het moment om de vordering uit handen te geven aan een incassobureau.

De vergoeding voor kosten als bedoeld volgens de Wet Normering buitengerechtelijke incassokosten:

• 15% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de eerste € 2.500 van de vordering
• 10% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de volgende € 2.500 van de vordering
• 5% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de volgende € 5.000 van de vordering
• 1% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de volgende € 190.000 van de vordering
• 0,5% over het meerdere van de hoofdsom met een maximum van € 6.775

De relatie met uw klant

Uiteraard heeft het de voorkeur dit stappenplan voor aanmanen van debiteuren te voorkomen. Mocht het moment zich echter toch voor doen, dan weet u wat u moet doen. De klant is weliswaar koning, zonder betalende debiteuren kunt u op den duur de zaak sluiten. Iedere klant begrijpt dat hij moet betalen voor de afgenomen diensten/producten, alleen soms is dat extra duwtje in de rug noodzakelijk. Zorg ervoor dat uw debiteurenbeheer goed op orde is, zodat betalingen niet onnodig lang openstaan. Hoe langer de vordering openstaat, hoe kleiner uiteindelijk de kans is op ontvangst van het bedrag. 

Optimalisatie debiteurenbeheer 

Heeft u hulp nodig bij het (her-)structureren van uw debiteurenbeheer, schroom niet om contact op te nemen. Onze consultants kunnen u helpen bij het aanleggen van standaard procedures en workflows. Uiteindelijk is het doel dat u uw medewerkers zo min mogelijk tijd hoeven te besteden aan het aanmanen van debiteuren en controleren van betalingen, maar dat u wel altijd helemaal bij bent in uw administratie.